Archivierung

Unter Archivierung versteht man die Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzung von Archivgut. Die Archivierung ist zeitlich nicht begrenzt. Archivgut können zum Beispiel Emails, einzelne Dokumente, Film- und Tonaufnahmen, Fotos oder Pläne und Karten sein. Als Unternehmer sind Sie zur Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen verpflichtet, das heißt Sie müssen diese dauerhaft aufbewahren. Dafür gibt es gesetzliche Richtlinien welche in den Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung (GoB) festgelegt sind.

Früher wurde Archivgut in Aktenordnern, die wiederum etliche Aktenschränke füllten, aufbewahrt. So kamen in größeren Firmen oder Behörden oft mehrere Kellerräume zusammen, die voll mit archivierten Dokumenten waren. Nach den Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung (GoB) sind folgende allgemeine Grundlagen vorgeschrieben. Das Archivgut muss nach Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Lückenlosigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Belegbarkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit und in zeitlicher Reihenfolge der Aufzeichnung archiviert sein.
Heute im Zeitalter der Digitalisierung wird elektronisch archiviert. Dafür wurden die Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung (GoB) erweitert. Diese Ergänzung sind die Grundsätze der elektronischen Archivierung (GoBD). Hinzu gekommen sind die Datensicherheit (Sie müssen Ihre Daten gegen Verlust und unberechtigten Zugriff sichern), die Unveränderbarkeit (Sie müssen jedes elektronische Dokument so sichern, dass es nicht verändert werden kann), die Aufbewahrungsform (Sie müssen das Archivgut im elektronischen Ursprungsformat aufbewahren), die Erfassung von Papierdokumenten ( Sie dürfen Papierbelege elektronisch erfassen, diese müssen Sie aber im Original aufbewahren falls das außersteuerlich und steuerlich vorgeschrieben ist) und die Verfahrensdokumentation.

Für die Archivierung gibt es auch verschiedene Aufbewahrungsfristen. Sie sind vom jeweiligen Dokumententyp abhängig. So gelten nach dem Steuerrecht für Inventare, Handelsbücher, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Konzernlageberichte und -abschlüsse, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Personalakten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Für empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe, die Kopien von versandten Geschäfts- und Handelsbriefen und andere Unterlagen die für die Besteuerung relevant sind gelten reduzierte Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Ausschlaggebend für Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen sind nicht das Erstellungsdatum des jeweiligen Dokuments, sondern das Ende des Kalenderjahres in dem es ausgefertigt wurde.