Abrechnungsgutschrift

Was bedeutet der Finanzbegriff „Gutschrift“?

Innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens ist eine „Gutschrift“ ein wichtiger Begriff. Sie stellt als kaufmännische Gutschrift eine rechtsverbindliche Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen dar. Letztlich bezieht sie sich auf die Eintragung einer Zahlung auf der Habenseite des entsprechenden Kontos eines Unternehmens oder einer Person.

Diese Buchung geht üblicherweise mit einer geschäftlichen Mitteilung an den Empfänger einher und ist von großer Bedeutung für die finanztechnische sowie steuerliche Transparenz und Genauigkeit.

In Differenz zur gängigen kaufmännischen Gutschrift wird hier der etwas andersartige, finanztechnische Begriff der Abrechnungsgutschrift näher betrachtet.

Die Abrechnungsgutschrift – eine genaue Definition

Eine Abrechnungsgutschrift ist eine Art umgekehrte Rechnung gemäß §14 UStG. Hierbei sendet der Leistungsempfänger dem Rechnungssteller eine Gutschrift für eine erhaltene Lieferung oder Leistung. Anders als bei einer herkömmlichen Rechnung erhält der Kunde keine Rechnung, sondern umgedreht schreibt dieser dem Leistungsersteller eine Gutschrift.

Solche finanztechnischen Vorgänge sind beispielsweise bei Provisionsgeschäften üblich. Diese Gutschriften aus Schecks oder Lastschriften enthalten öfter den Vermerk „Eingang vorbehalten (E.v.)“. So bleibt für die Kreditinstitute die rechtskräftige Rückbelastung gewahrt, falls die betreffenden Inkassopapiere vom Schuldner nicht korrekt eingelöst werden.

Die Abrechnungsgutschrift darf nicht mit solchen geschäftlichen Vorgängen wie der Rechnungskorrektur oder Stornorechnung verwechselt werden. Letztere sind eindeutig kaufmännische Gutschriften, was in dieser Weise auf die Abrechnungsgutschrift nicht zutrifft.

Ein konkretes Beispiel

Herr Sommermeier ist ein erfolgreicher Handelsvertreter und arbeitet für seinen Geschäftsherrn, Herrn Zimmermann. Im Juni 2020 hat Sommermeier Handelsgeschäfte im Gesamtwert von 3.000 EUR abgeschlossen. Dafür erhält er eine Provision von 5%. Dies bedeutet, dass Herr Zimmermann 150 EUR an Herrn Sommermeier zahlen muss.

Um die Abwicklung der Zahlung zu vereinfachen, haben sich beide auf das Gutschriftenverfahren geeinigt. Darum wird nicht Herr Sommermeier eine Rechnung über die fällige Provision ausstellen. Stattdessen erstellt ihm sein Geschäftsherr Herr Zimmermann eine Gutschrift über diesen Betrag. Dieses Vorgehen ist effizient und spart beiden Parteien Zeit und Aufwand.

Die Vorteile und Nachteile der Abrechnungsgutschrift

Durch die Anwendung dieses (steuerlich relevanten) Verfahrens wird die Gutschrift zum Ersatz der herkömmlichen Rechnung des Leistungslieferanten. Hierdurch können lästige und zeitraubende Abläufe der Rechnungsprüfung vermieden werden, was einen großen Vorteil gegenüber der klassischen Rechnungsstellung darstellt.

Allerdings gibt es auch eine Schattenseite dieses Rollentausches bei der Rechnungserstellung. Zu Beginn entsteht ein Mehraufwand, weil in der Regel die Geschäftspartner zuvor die Rahmenkonditionen für diese kaufmännische Methode aushandeln müssen. Aus diesem Grund wird das Verfahren der Abrechnungsgutschrift vor allem in längerfristigen Geschäftsbeziehungen angewandt.