Gemäß § 3 E-Rechnungsverordnung, E-RechV sind Unternehmen bei der Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen des Bundes seit November 2020 dazu verpflichtet, die Rechnung in elektronischer Form (E-Rechnung) auszustellen.

Diese Pflicht soll nach aktuellen Planungen ab Januar 2028 grundsätzlich auf alle Rechnungen an gewerbliche Kunden (B2B-Kunden) ausgeweitet werden. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen jede Rechnung an einen B2B-Kunden in elektronischer Form ausstellen müssen. Bereits ab 2025 besteht die Pflicht, elektronische B2B-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Dabei genügt es nicht, die Rechnung einfach im PDF-Format zuzustellen. Eine E-Rechnung muss bestimmte Standards erfüllen. Weitläufig werden hierbei die Formate XRechnung und ZUGFeRD akzeptiert.

Grundlage für diese neue Regelung sind Überlegungen der EU, den Umsatzsteuerbetrug weiter einzudämmen. In diesem Zusammenhang ist auch die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) entstanden.

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