Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen und staatliche Stellen Rechnungen erstellen und verwalten, revolutioniert. Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) sind effizienter, umweltfreundlicher und bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die beiden gängigen Formate für elektronische Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD. Wir zeigen dabei, wie diese aus PDFs generiert werden können.
XRechnung: Das strukturierte elektronische Format – aber ein Nachteil für PDFs
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das von der deutschen Verwaltung und öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. Es basiert auf XML-Daten und erfüllt die Anforderungen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU. Unternehmen können ihre Rechnungen im XRechnung-Format erstellen und an Behörden sowie andere Geschäftspartner senden. Dadurch, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, ist sie maschinenlesbar übermittelbar.
Ein wesentlicher Vorteil der XRechnung besteht darin, dass sie eine einheitliche Struktur für Rechnungsdaten bietet. Dadurch wird die automatische Verarbeitung und Weiterverarbeitung erleichtert. Unternehmen können sicher sein, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und reibungslos von den Empfängern verarbeitet werden.
Es existierte allerdings auch ein Nachteil: Es gab keinen automatischen Konverter, der eine PDF in eine XRechnung umwandeln konnte. Früher mussten die entsprechenden Informationen noch manuell in den entsprechenden Generator eingegeben werden. Dieser war (und ist) auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes zu finden. Diese Schwäche wurde durch KI-Lösungen allerdings mittlerweile beseitigt. Durch wenige Beispielrechnungen lassen sich sogenannte „Fingerprints“ erstellen. Diese dienen dazu, fehlerfrei Daten aus PDFs für eine E-Rechnung zu extrahieren.
Noch eleganter ist es natürlich, wenn eine Konvertierung einer PDF-Rechnung nach XRechnung überhaupt erst garnicht erforderlich ist: Mit unserer Subscription-Management-Lösung Fakturia erstellen Sie rechtskonforme hybride Rechnungen. Dies bedeutet, wir erzeugen zwar eine klassische, menschenlesbare PDF-Rechnung, betten aber das XML-Dokument im PDF-Dokument ein.
ZUGFeRD: Die Verbindung von PDF und XML
ZUGFeRD (Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein hybrides Datenformat, das PDF/A (ein archivtaugliches PDF-Format) mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Dadurch können Unternehmen ihre Rechnungen sowohl visuell ansprechend als auch strukturiert übermitteln. Dieses Format ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Software automatisch verarbeitet werden kann. Dieses Format ist besonders nützlich für Unternehmen und sonstige Stellen, die ihre Rechnungen sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an private Kunden übermitteln möchten.
Auf einen Blick: Die Verwendung von ZUGFeRD bietet diese Vorteile
- Visuelle Darstellung: Die Rechnung kann von Haus aus im PDF-Format angezeigt werden, wodurch sie für den Empfänger leicht lesbar ist.
- Strukturierte Daten: Die eingebetteten XML-Daten enthalten alle relevanten Informationen, die für die automatische Verarbeitung benötigt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme und andere Geschäftsprozesse.
- Kompatibilität: ZUGFeRD ist sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für private Unternehmen geeignet. Es erfüllt die gängigen Anforderungen der meisten Empfängergruppen.
Fazit: E-Rechnungen lassen sich inzwischen aus PDFs erstellen
Die Erläuterungen zeigen: Eine ZUGFeRD- oder XRechnung lässt sich mittlerweile auch aus einer PDF erstellen. Sie müssen keine komplexen Anpassungen vornehmen. Durch die richtigen Hilfen können Sie sich die alltägliche Arbeit deutlich erleichtern, wenn Sie PDF-Rechnungen weiterverarbeiten möchten.
E-Rechnungen ganz ohne Konvertierungen erstellen
Sparen Sie sich aufwendige und zum Teil fehleranfällige Konvertierungslösungen! Setzen Sie von Anfang an auf ein starkes Abrechnungstool wie Fakturia, das E-Rechnungen im gewünschten Format ohne Medienbruch ausliefert.
