Informationsmanagement wird immer wichtiger
In einer schnelllebigen Arbeitswelt mit hoher Fluktuation in der Belegschaft wird die Sicherung von Wissen für viele Unternehmen immer schwieriger. Dies umso mehr, als sich die technischen Möglichkeiten im Hinblick auf die Speicherung gleichzeitig stark erhöht haben. Entsprechend gewinnt der richtige Umgang mit Wissen mehr und mehr an Bedeutung.
Von Grund auf anders denken
Wissen speist sich aus der Verknüpfung von verschiedenen Informationen. Doch auch die Informationen selber setzen sich ihrerseits aus Daten zusammen. In vielen Firmen ist das Informationsmanagement den einzelnen Angestellten überlassen. Diese legen dann für sich selbst Sammlungen an. Selbst wenn diese zum Abschied des betreffenden Arbeitnehmers übergeben werden, haben sie in der Regel keinen besonderen Wert. Für Außenstehende handelt es sich dabei um reine Datensammlungen denen sich oft nur ein Bruchteil der Informationen entnehmen lässt die sich eigentlich darin befinden. Genau deshalb führt an einem effektiven Informationsmanagement kein vernünftiger Weg vorbei.
Daten zentral erfassen
Für die vernünftige Verarbeitung von Informationen ist wichtig, dass die entsprechenden Daten in standardisierter Form erfasst und anschließend zentral gespeichert werden. Auf diese Weise gehen zum einen keine Informationen verloren und es können andererseits klare Rechte vergeben werden, welche Personen auf welche Informationen Zugriff nehmen können. Zusätzlich wird auf diese Weise der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen deutlich vereinfacht. Gleiches gilt für die gemeinsame Arbeit an Projekten. Insofern vereinfacht ein gutes Informationsmanagement mittel- bis langfristig eine Vielzahl von Arbeitsprozessen.
Die technischen Voraussetzungen schaffen
Wichtig ist für diese Art der Vernetzung vor allem eine entsprechende Hard- und Software. Nur wenn die Erfassung von Daten schnell und problemlos wie nebenher erledigt werden kann, wird diese Form der Sicherung von Wissen auch angenommen und regelmäßig praktisch durchgeführt. in gleicher Weise gilt dies im Hinblick darauf, dass der Zugriff auf Informationen bequem und einfach möglich sein sollte. Für beides ist eine den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens angepasste Software der erste wichtige Schritt.
Release 2.14.0: ZUGFeRD Rechnungen
Das aktuelle Fakturia Release 2.14.0 vom 25.11.2019 bringt zum Ende des Jahres nochmal einige interessante Funktionserweiterungen:
Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard
Das ZUGFeRD-Format ist ein europäischer Standard zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Dabei werden die Inhalte der Rechnung (Positionen, Summen, Adressen usw.) in einem struktuierten Format als XML-Datei in der eigentlichen PDF-Rechnung eingebettet. Es entsteht eine Rechnung gemäß der PDF/A-3 Spezifikation. Dieses Format ist ab 2020 vorgeschrieben, wenn Sie Rechnungen gegenüber Behörden ausstellen.
Fakturia unterstützt ab sofort das ZUGFeRD-Format (Version 1.0) für Rechnungen und Korrekturrechnungen. Damit ZUGFeRD-konforme Rechnungen an Ihre Kunden versendet werden, müssen Sie die ZUGFeRD-Generierung in den Einstellungen aktivieren:
Außerordentliche Kündigung von Verträgen
Auch Verträge mit vereinbarten Mindestlaufzeiten können je nach AGB z. B. aus wichtigem Grund jederzeit von einer der Parteien gekündigt werden. Damit diese außerordentliche Kündigung auch für Verträge in Fakturia umgesetzt werden kann, haben wir die Kündigungsoptionen in der Vertragsmaske erweitert:
Erweiterte Mahnstufen
Bei den Mahnstufen besteht jetzt die Möglichkeit, die mit einer Mahnstufe verbundenen Aktionen (Mahnmail versenden, Webhook auslösen) individuell zu konfigurieren. Sie können auf diesem Weg z. B. eine letzte Eskalationsstufe (z. B. Übergabe ans Inkassobüro) einstellen, bei welcher an den Kunden keine E-Mail mehr versendet werden soll.
Mahnstufen-Events einstellen
Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, die Mahnstufe unabhängig von der Automatik frei einzustellen. Dies ist jedoch begrenzt auf übergeordnete Mahnstufen. Sie können also nicht mehr manuell von der Stufe 5 auf die Stufe 1 zurückspringen:
Mahnstufe einer Rechnung manuell ändern
Einwilligungspflicht oder nicht? Technisch notwendige und technisch nicht notwendige Cookies im Online-Shop
„Mit dem Besuch dieser Webseite stimmen Sie unseren Cookie-Bedingungen zu.“ Solchen Sätzen hat das EuGH mit dem Urteil vom 1. Oktober 2019 einen Riegel vorgeschoben: Technisch nicht notwendige Cookies bedürfen nun einer Einwilligung des Nutzers. Doch welche sind nicht technisch notwendig ¬ Remarketing oder Affiliate? Und gibt es auch nicht einwilligungspflichtige Cookies, die notwendig sind für den Betrieb der Website wie Session-Cookies oder Opt-out-Cookies? Die Antworten erfahren Sie hier.
Was sind technisch nicht notwendige Cookies?
Immer dann muss der Nutzer der Cookie-Setzung zustimmen, wenn auch ohne Zustimmung die Website funktioniert und Seitenfunktionen bereitstellen kann ¬ die Dienste sind also nicht notwendig, damit Ihre Website uneingeschränkt arbeitet. Dazu zählen vor allem Dienstleistungen von Drittanbietern, die das Surfverhalten von Nutzern analysieren und speichern ¬ so Tracking-Tools oder Online-Kartendienste wie Google Maps und OpenStreetMaps.
Folglich sind einwilligungspflichtig:
– Remarketing oder Retargeting
– Affiliate
– Analyse- und Trackingtools
– Social-Media-Plugins (Facebook, Twitter)
– Video-Embedding-Anwendungen (Youtube)
– Online Kartendienste ¬ Google Maps oder OpenStreetMaps
– das Skalierbare Zentrale Messverfahren (SZM)
Was sind nicht einwilligungspflichtige Cookies?
Grundsätzlich: Alle Cookies, die garantieren, dass die Website und deren Funktionen reibungslos funktionieren. Kurz: Sie sind technisch notwendig. Wenn der Nutzer die Seite aufruft, müssen sie deshalb nicht auf dem Cookie-Banner stehen; eine Erwähnung in der Datenschutzerklärung genügt.
Folgende sind nicht einwilligungspflichtige Cookies:
– Opt-out-Cookies ¬ sie widerrufen die Cookie-Einwilligung
– Session-Cookies ¬ sie speichern Einstellungen des Nutzers (Warenkorb, Login, Spracheinstellung)
– Flash-Cookies ¬ sie geben Medieninhalte wieder
– Cookies von Zahlungsdienstanbietern, die eine mögliche Zahlung vorbereiten und eine Zahlungslegitimation prüfen
Bei den Zahlungsdienstanbietern gibt es zwei Ausnahmen: Amazon Pay und der Paypal-Express-Checkout-Button. Warum? Amazon Pay bedarf einer Einwilligung, weil dieser Zahlungsdienst auch das Verhalten der Nutzer analysieren könnte. Beim Express-Checkout erfolgt hingegen die Cookie-Setzung bereits, wenn der Kunde die Seite aufruft ¬ auch wenn der Nutzer diesen Zahlungsdienst dann gar nicht nutzt. Deswegen: Diese Zahlungsdienstleister entweder entfernen oder in das Cookie-Banner mit aufnehmen.
Weitere nicht einwilligungspflichtige Cookies: Messenger und Live-Chat-Systeme
Ebenso bedürfen Messenger und Live-Chat-Systeme keiner Einwilligung des Nutzers, wenn ihr einziger Zweck darin besteht, eine Nachricht zu übermitteln ¬ so gemäß Art. 5 Abs. 3 der Cookie-Richtlinie 2002/58/EG.
