Das Thema Umsatzsteuer sorgt immer wieder für unangenehme Überraschungen. Eine besonders problematische Steuerfalle kann sich dann ergeben, wenn vor der Erbringung einer Leistung mit dem Kunden eine Anzahlung vereinbart wird. Dann nämlich wird die Umsatzsteuer auf eine oder mehrere Abschlagsrechnungen sowie auf eine Schlussrechnung aufgeteilt. Genau hier darf kein Fehler passieren, denn das Finanzamt begutachtet im Falle einer Betriebsprüfung die Vorschüsse besonders genau. Im schlimmsten Fall sieht sich der Unternehmer einer Situation ausgesetzt, in der er die Steuer doppelt abführen muss, ohne sie tatsächlich bei seinem Kunden erheben zu können. Bei größeren Rechnungsbeträgen kann sich schnell eine existenzbedrohende Situation ergeben.

Wie alle anderen Leistungen ist auch eine Kundenanzahlung steuerbar. Leistet der Kunde also vor der Lieferung eine Anzahlung, muss dem Netto-Betrag noch die Umsatzsteuer korrekt zugerechnet und auch in der Voranmeldung angegeben werden. Beträgt die Anzahlung für die Leistung netto 100 Euro, muss dem Betrag der Anzahlung noch die Steuer in Höhe von 19 Euro hinzugerechnet und auch so ausgewiesen werden. Wenn statt einer Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Steuer nur eine einfache Quittung für die Abwicklung der Anzahlung zum Einsatz kommt, dann muss der Umsatzsteuerbetrag aus dem Quittungsbetrag herausgerechnet und entsprechend verbucht werden. Nachdem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht ist, erhält der Kunde seine Schlussrechnung. Genau hier ist besondere Vorsicht angebracht: Sind in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur pauschal in einem Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung der darin enthaltenen Steuer aufgelistet, dann wird sich das Finanzamt auf die Position zurückziehen, dass auch auf diese Beträge erneut steuerbar sind, wenn sie ohne weitere Erläuterung auf der Rechnung auftauchen – obwohl die Umsatzsteuer mit den Anzahlungen korrekt abgeführt wurde. In der Konsequenz würde die Steuer also doppelt fällig.

Die gute Nachricht ist: Diese Klippe ist problemlos zu umschiffen, wenn die Abschlagszahlung am besten mit Datum und nach Brutto- und Nettobetrag nach diesem Muster aufgeschlüsselt wird:

Rechnungssumme netto
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag (Brutto)
abzüglich geleisteter Anzahlungen:
Datum (Netto-Summe)
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag
Verbleibender Restbetrag (netto)
zzgl. USt.
=Gesamtbetrag/Restbetrag (brutto)

Sofern mehrere Abschläge gezahlt wurden, können diese auf der Schlussrechnung auch in einem Betrag ausgewiesen werden. Wichtig ist jedoch, dass die Umsatzsteuer auch hier korrekt ausgewiesen wird. Hat sich doch ein Fehler eingeschlichen, dann kann die fehlerhafte Schlussrechnung storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt werden. Dann müsste der Kunde jedoch die korrigierte Rechnung erhalten und die fehlerhafte zurückreichen.