Wie gehe ich mit schlecht oder schleppend zahlenden Kunden um?
Für Sie als Selbständigen stellt sich die Frage, ob Ihre Kunden pünktlich und komplett zahlen, schnell als existenziell bedeutsame Frage. Was können Sie tun, wenn Sie erkennen müssen, dass Ihre Kunden keine Anstalten machen, überhaupt zu zahlen?
Zahlungsziele vorgeben, schnell reagieren
In Ihren Rechnungen sollten Sie immer ein Zahlungsziel, sagen, wir, 30 Tage, angeben. Wenn diese verstrichen sind, sollten Sie unverzüglich eine höflich formulierte Erinnerung an den Kunden schicken, der Sie im Falle eines weiteren Nicht-Zahlens schnell eine zweite Erinnerung folgen lassen sollten. So lassen Sie erkennen, dass Sie Ihre Buchhaltung im Blick und Griff haben und dass der Kunde auch nicht „durch den Rost“ rutscht.
Was, wenn der Kunde „sich tot stellt“?
Immer häufiger kommt es zu Unregelmäßigkeiten beim Zahlen von Rechnungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, und Sie müssen auch damit rechnen, dass sich Ihre Kunden auf die Erinnerung hin „tot stellen“. Reagieren Sie klar und eindeutig, indem Sie die Nicht-Reaktion im nächsten Schreiben benennen, um weitere Schritte, wie ein Mahnverfahren, anzukündigen. Sehr effizient ist ein „cc“ mit der Namen Ihres Anwalts in der Mail anzugeben. Dies bringt oft Kunden aus ihrer Totenstarre heraus, und sie treten mit Ihnen in Kontakt bzw. zahlen umgehend.
Eine schwarze Liste anfertigen
Da solche Vorgänge auch emotional sehr unangenehm sind, sollten Sie solche Kunden, die deutliche Lücken beim reibungslosen Ablauf des Zahlens zeigen, auf Ihre schwarze Liste setzen. Sollten Sie noch einmal an Sie heran treten, sind Sie eben „aktuell sehr ausgelastet“ und ersparen sich damit eine Wiederholung der unangenehmen Situation. Natürlich können Sie auch anbieten, dass der Kunde mit 40 Prozent in Vorkasse tritt. Ansonsten konzentrieren Sie sich auf Ihre korrekt zahlenden Kunden und setzen Sie in Zukunft auf diese.
Huch, der Betriebsprüfer steht in der Tür! Was erwartet mich?
Sie führen Ihren kleinen oder mittelgroßen Betrieb nun schon seit einiger Zeit und erhalten nun ein Schreiben mit dem Inhalt, dass ein Herr vom Finanzamt ihre Firma beehren möchte. Wie sollten Sie sich auf das Ereignis vorbereiten, damit es nicht zum Schreckgespenst wird? Der Betriebsprüfer steht also vor der Tür! Was erwartet Sie?
Alle Unterlagen bereit halten
Zunächst einmal: Sie sollten sich gegen einen solchen Besuch nicht sträuben, denn das wirkt nur verdächtig, also so, als hätten Sie etwas zu verbergen. Bereiten Sie sich auf den Besuch des Herrn oder der Dame also vor wie auf jeden anderen geschäftlichen Besuch auch, also Kaffee und Kekse zur Einstimmung bereit halten. Ein Platz, an dem sich der Finanzamtsmitarbeiter in Ruhe durch die Akten und Ähnliches arbeiten kann, sollte auch gewährt werden. Ansonsten müssen Sie nicht ständig um den Besuch herum sein. Bereiten Sie Ihre Unterlagen so vor, dass sie eigentlich selbsterklärend sind.
Bei Fragen – nicht zu viel Preis geben!
Fakt ist, dass sich manch unerfahrener Firmenchef schon um Kopf und Kragen geredet hat, vor allen Dingen, wenn es um etwas unklare Zahlen und Vorgänge geht. Sollten bei Ihnen unerklärliche Posten identifiziert werden, ist immer die Strategie gut, dem Finanzamtler mitzuteilen, dass Sie sich um den Hintergrund kümmern werden und genauere Zahlen zeitnah nachreichen. Erklären Sie nichts, was Sie selbst vielleicht gerade nicht verstehen, sondern geben Sie sich und dem Betriebsprüfer Zeit. Die goldene Regel lautet: die Situation so entspannt wie möglich zu gestalten und so wenig wie möglich zu plaudern: Lassen Sie die Zahlen sprechen!
Wann wird es Zeit, Personal „mit ins Boot“ zu nehmen?
Zu Beginn Ihrer Selbständigkeit hatten Sie noch alles alleine gut im Griff. Sie wollten zudem keinerlei „out of pocket“ Kosten verursachen, was auch grundsätzlich sehr clever ist. Langsam erkennen Sie aber doch, dass Ihnen das Multi Tasking zu viel wird, Sie auch nur noch für Ihren Betrieb leben. So fragen Sie sich fast zwangsläufig, Wann wird es Zeit, Personal „mit ins Boot“ zu nehmen? Diese Frage beantwortet sich natürlich stark in Abhängigkeit zu Ihrer Branche und zur Größe Ihres Betriebs und des Kundenstamms, dennoch stellt sie sich fast jedem Entrepreneur zu irgend einem Zeitpunkt.
Innen wirkt der Chef, außen die Repräsantanten
Egal, wie gut Sie in Ihrem Bereich sind, wenn man Sie in der Welt draußen nicht so recht wahrnimmt, wird der Erfolg sich langfristig nicht einstellen. So sollten Sie schon frühzeitig daran gehen, Ihre Werbung und den Vertrieb als wichtige Standbeine ins Auge zu fassen. In punkto Werbung heißt das zum Beispiel, dass Sie sich einen wirklich fähigen „Homepage Ersteller“ suchen, der diese auch betreut. Aber auch in der realen Welt sollten Sie nicht untätig sein. Also suchen Sie sich auf Provisionsbasis Menschen, die gut verhandeln können, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nach draußen auf die best mögliche Weise präsentieren.
Für den lästigen Kleinkram – die gute Seele des Betriebs
Sie werden als Unternehmer sicher schnell erkennen, dass es sehr viele Aufgaben zu bewältigen gibt, die sich stets wiederholen und die unendlich viel Zeit binden. Sie sollten also so schnell wie möglich jemanden finden, der, auch in Teilzeit, die die Kernzeiten abdecken sollte, Ihre Korrespondenz erledigt, die Buchhaltung in Schuss hält und sich eventuell auch um Reisebuchungen und die Betreuung Ihrer Kunden und Gäste kümmert. Solch eine gute Seele kann sehr entlastend sein, aber wählen Sie sie mit offenen Augen auch nach Vertrauenswürdigkeit aus.
Einen Mitgesellschafter suchen
Nach einer Weile kann Ihr Betrieb auch so groß geworden sein, dass Sie noch jemanden ins Boot holen sollten, der mit Ihnen zusammen die Verantwortung für den Betrieb und seine Strategien übernimmt. Auch hier gilt es, sehr genau hin zu sehen, aber wenn alles gut geht, haben Sie mit „dem Neuen“ jemanden gefunden, der oder die alles das abdeckt, was Ihnen etwas schwerer fällt. Ein Dream Team startet durch!
