Steuern sparen durch Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand
Wer Dienstfahrten unternimmt, kann sich die Kosten der Reise erstatten lassen. Dabei sollten Sie einmal genauer die Kilometerpauschale unter die Lupe nehmen. Warum sollte man also Pauschalbeträge berechnen?
Der Vorteil für Pauschalbeträge liegt darin, dass diese häufig höher ausfallen als die wirklichen Ausgaben. Ihnen wird mehr Aufwand zugestanden, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu verringern. Einen Nachteil haben sie allerdings auch, so ist es zum Beispiel bei einem Bahnticket nicht möglich, die Umsatzsteuer aus diesem geltend zu machen und gleichzeitig die 30 Cent für den Kilometer geltend machen. Deswegen lohnt sich hier eine genaue Berechnung über die wirkliche Höhe der Ausgaben. Es gelten als Kilometerpauschale für Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug: Mit dem Pkw 30 Cent und weitere 2 Cent bei der Mitnahme einer weiteren Person, für ein Motorrad oder Motorroller 13 Cent und weiter 1 Cent für die Mitnahme einer Person; für ein Moped oder Mofa 8 Cent und für ein Fahrrad 5 Cent. Interessant ist, dass alle gefahrenen Kilometer auf einer direkten Strecke angerechnet werden. Also nicht, wie bei den regelmäßigen Fahrten zur Arbeitsstätte. Die Kilometerpauschale wird im Allgemeinen von den Finanzämtern immer anerkannt. Dabei ist es belanglos, ob die Aufwendungen wirklich entstanden sind.
Ende 2013 wurde die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand mit nur noch zwei Pauschalen vereinfacht. Für eine auswärtige Tätigkeit von 8 bis 24 Stunden können 12 Euro und für eine über 24 Stunden hinausgehende Tätigkeit 24 Euro als Verpflegungsmehraufwand in Anrechnung gebracht werden. Diese Regelung ist besonders vorteilhaft für kurze Dienstreisen. Achten sollten Sie auf Folgendes: Bei niedrigem Einkommen kann es sich lohnen auf die Pauschale zu verzichten und die Umsatzsteuer von 19 % geltend zu machen oder bei einem hohen Einkommen und langer Wegstrecke eher auf die Umsatzsteuer zu verzichten und dafür das Kilometergeld zu berechnen.
Wie verbuche ich Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
Aktive Rechnungsabgrenzung ist eine Vorgehensweise bei der Bilanzierung, die dafür sorgt, dass Zahlungen, die im Voraus innerhalb eines Geschäftsjahres für Leistungen im kommenden Geschäftsjahr getätigt werden, erst in die Gewinn- und Verlustrechnung jenes Geschäftsjahres eingehen.
Um das zu erreichen, wird der vorzeitig gezahlte Betrag in der Bilanz aktiviert. Dafür wird ein Aktiv-Bestandskonto „ARA“ (Aktive Rechnungsabgrenzung) als Zwischenparkkonto zu Hilfe genommen. Der entsprechende Betrag wird „per ARA an Aufwandskonto“ gebucht. Der Saldo des Aufwandskontos, also der Betrag, der am Ende des Jahres in die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht, wird dadurch um den betreffenden Betrag bereinigt. Nach dem Geschäftsjahreswechsel wird der Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) durch die dazugehörige Korrekturbuchung wieder aufgelöst. Dazu wird „per Aufwandskonto an ARA“ gebucht.
Beispiel: Die Versicherungsprämie von monatlich 200 Euro wird im Voraus für 6 Monate gezahlt. Das Geld wird im November für Dezember bis Mai an die Versicherung überwiesen. Nur der Anteil für Dezember soll für das Ergebnis des aktuellen Geschäftsjahres, das am 31.12. endet, angerechnet werden. Durch die Zahlung von insgesamt 1200 Euro wurde „per Versicherungsprämie an Bank“ gebucht, wobei „Versicherungsprämie“ für das verwendete Aufwandskonto steht. Nun wird der Betrag für Januar bis Mai des nächsten Jahres, also 1000 Euro, „per ARA an Versicherungsprämie“ gebucht und ist damit als Vermögenswert in der Bilanz aktiviert. Im neuen Geschäftsjahr muss dieser Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) durch eine Korrekturbuchung von 1000 Euro „per Versicherungsprämie an ARA“ wieder aufgelöst werden. Zu beachten ist hierbei für Vorsteuerabzugsberechtigte, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall bereits im alten Geschäftsjahr in voller Höhe abzugsfähig ist. In obigen Fall können die Buchungen im alten Geschäftsjahr mit Vorsteuerabzug, die im neuen Jahr ohne Steuerabzug vorgenommen werden.
Umsatzsteuer und Vorsteuer – was ist der Unterschied?
Vermutlich haben Sie die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer schon einmal gehört. Im Alltag, beispielsweise beim Einkaufen, begegnen Sie zudem den Begriff Mehrwertsteuer. Worin liegt nun der Unterschied? Mehrwertsteuer ist eine umgangssprachliche Bezeichnung für die Umsatzsteuer. Aber auch hinter der Vorsteuer verbirgt sich zunächst nichts anderes als die Umsatzsteuer.
Der Unterschied ergibt sich aus Unternehmenssicht. Dabei sind nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen betroffen, wie es im Umsatzsteuergesetz beschrieben ist. Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibende (darunter fallen auch Gesellschaften), Selbstständige und Freiberufler, die in Gewinnerzielungsabsicht handeln, umsatzsteuerpflichtig. Ausnahmen gibt es für bestimmte Gruppen wie Ärzte oder Vermieter. Auch wer Umsätze unterhalb eines gewissen Schwellenwerts generiert, kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen (sogenannten Kleinunternehmerregelung). Unternehmen müssen somit auf ihre Umsätze eine Umsatzsteuer (je nach Produkt zurzeit 19 oder 7 Prozent) erheben und an das Finanzamt abführen.
Wenn Unternehmen für ihre Produktion oder ihre Dienstleistung selbst Waren oder Leistungen anderer umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen einkaufen, ist in diesen Beträgen Umsatzsteuer enthalten. Aus buchhalterischer Sicht ist diese Position das Gegenstück zu der Umsatzsteuer, die auf die eigenen Umsätze aufgeschlagen wird. Zur Unterscheidung wird daher die Umsatzsteuer, die auf bezogene Waren und Dienstleistungen erhoben wurde, als Vorsteuer bezeichnet. Das Unternehmen kann dann Vorsteuer und Umsatzsteuer miteinander verrechnen. Der sich ergebende Unterschiedsbetrag ist die Umsatzsteuerschuld, die das Unternehmen an das Finanzamt weitergeben muss. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht eine Steuerrückerstattung. Das ist insbesondere bei neu gegründeten Unternehmen der Fall, die entsprechende Anschaffungen leisten müssen, ohne bereits eigene nennenswerte Umsätze zu generieren.
Da für Privatpersonen die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes nicht greifen, ist auch die Unterscheidung für sie nicht relevant. Private Vermögensveräußerungen (zum Beispiel der Verkauf Ihres Autos) unterliegen grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer.
