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Fahrten privater Fahrdienste mit Fakturia abrechnen und verwalten

Wer hat wie viele Fahrten im Monat gebucht und in welcher Höhe sind diese abzurechnen? Solche Daten zuverlässig zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen, ist die Aufgabe des Fakturia-Management-Systems. Statt die Rechnungen per Handschrift oder manuell-maschinell zu erstellen, erfasst die Software nach einmaliger Eingabe aller Grunddaten, die Vorgänge automatisiert und reduziert Fahrdiensten ihren Verwaltungsaufwand.

Fahrtdienste für private Fahrten, wie den Flughafentransporten, Krankenfahrten oder Personenbeförderungen als Ersatz für den öffentlichen Nahverkehr, verwalten wiederkehrende Auftragsfahrten für ihren festen Kundenstamm mit der digitalen Datenverwaltung. Mit dieser Software lösen Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand und senken die Personalkosten. Von folgenden Vorteilen profitieren Fahrdienste für private Fahraufträge:

Sammelabrechnungen für einzelne Fahraufträge

Auftraggeber von Einzelfahrten erfasst das System durch die Registrierung dieser und erstellt umgehend eine steuerkonforme Rechnung. Sie wird dem Kunden per Mail zugeschickt. Versäumt ein Kunde den Rechnungsausgleich, erhält dieser automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist eine Benachrichtigung zur Erinnerung. Erfolgt des Weiteren keine Zahlung, wird nach Ablauf der letzten Erinnerungsfrist das Mahnverfahren eingeleitet, um den ausstehenden Betrag einzuholen. Aufgrund der präzisen Abrechnungen erfolgt die Aufstellung der Umsätze nach rechtlichen Vorgaben zur Steuer- und Bilanzabrechnung. Ein einheitliches System, das die Verwaltungsarbeit im Fahrdienst erheblich erleichtert.

Abo-Verträge koordinieren

Auftraggeber, die mehrmals in einem Monat oder einem Quartal Aufträge für Privatfahrten erteilen, können die Einzelrechnungen sammeln oder im Voraus im Abo-System begleichen. Es ist üblich, dass Stammkunden Festpreise für wiederkehrende Routen erhalten. Sie geben an, wie häufig die Fahrten anfallen und zahlen die Abo-Gebühren vorab oder erhalten eine Rechnung. Diese wird durch die Software erstellt und den Kunden zugeschickt. Es reicht, in regelmäßigen Abständen die Eingaben auf ihre Aktualität hin zu prüfen. Kunden, bei denen sich die Anschrift oder das Bankkonto ändert, müssen das umgehend mitteilen, um Fehlabbuchungen über das Lastschriftverfahren zu vermeiden. Durch die manuelle Eingabe des Kunden in seinem Abo-Profil erfolgt die Erfassung der Änderungen, ein Nachtrag durch das Unternehmen ist hinfällig.

Fakturia Subscription-Management-System für Fahrdienste

Rechnen Sie Fahrten Ihres Fahrdienstes manuell ab oder verfügen Sie über ein ausgeklügeltes System, welches Ihnen die Verwaltungsarbeit erleichtert und rechtskonform die Daten verwaltet? Prüfen Sie Ihre Vorteile durch das System. Bedenken Sie, wie groß Ihr Kundenstamm ist und mit welchem Aufwand die Abrechnung aller geleisteten Fahrten verbunden ist. Reduzieren Sie die manuelle Fehlerquote, die durch fehlerhafte Angaben, falsche Rechnungsstellung und mangelnde Erhebung für das Finanzamt entstehen kann. Heute profitiert der Sektor von einem ausgereiften System und stellt eine Bereicherung für verschiedene Branchen der Privatwirtschaft dar. Das vielseitige Abrechnungssystem für Fahrdienste erfüllt die Anforderungen der DSGVO und erlaubt unterschiedliche API-Integrationen. Stellen Sie dank eines rechtssicheren Systems einen höheren Vertrauensstatus zu Ihren Kunden her und profitieren Sie von einer natürlichen Kundenakquise durch qualitative Weiterempfehlungen.

Verlagserzeugnisse zuverlässig über ausgesuchte Managementsoftware vertreiben ist möglich

Das Verwalten von Zeitschriften-Abos ist eine kleinteilige, aufwändige Arbeit. Aber auch wie selten etwas anderes geeignet, um von einer Abrechnungssoftware übernommen zu werden, die weder müde noch unaufmerksam wird, und keine Flüchtigkeitsfehler kennt. Ein Verlag oder Großhändler von Verlagserzeugnissen, aber auch jeder Verteiler von digitalen Zeitschriften wird sich ein flexibles Subscription-Management-System wünschen, das verlässlich mit automatisch wiederkehrende Rechnungen umzugehen versteht. Und mit so vielen anderen Situationen, die rund um die Vertragsverwaltung von Fachzeitschriften und anderen Periodika digitaler Art oder im Print erfahrungsgemäß aufzutreten pflegen, klarkommen. In erster Linie geht es darum, dass sich niemand daran erinnern muss, fällige Schritte zu unternehmen, sondern die Abo- und Vertragsverwaltung dies selbstständig tut.

Läuft der Ball erst einmal rund, rollt er praktisch ewig verlässlich weiter

Die wiederkehrend fälligen Rechnungen, Recurring Billing genannt, entgehen einem Abrechnungssystem nicht, wenn erst mal die Parameter eingegeben worden sind. Sie können damit menschliches Versagen ausschließen. Natürlich hört es mit dieser Kernkompetenz nicht auf, es kommen viele andere Funktionen hinzu, die die reine Abrechnungssoftware zum Allrounder des Kundenmanagements machen. Einzelleistungen außerhalb des regulären Abos können hinzugefügt werden, wenn sie auftreten. Ein Mahnwesen, dem nichts entgeht, wenn Säumigkeit auftritt, ist aber wohl der wertvollste Bestandteil eines solchen Systems. Es orientiert sich natürlich an den gesetzlichen Vorgaben und hilft, Ansprüche konform mit den Regeln zu erheben und letztlich durchzusetzen. In der lückenlosen Organisation von Abonnements unterscheiden sich Printverlage ja kaum von der Herausgabe eines Onlinemagazin oder von digitale Zeitungen, die nicht kostenlos und auf jede Zahlung angewiesen sind. Sie alle brauchen verlässliches Einkommen, um weiter existieren zu können.

Gehostet beim Hersteller bedeutet bequemes Outsourcing, das nicht zulasten von Funktionen geht

Sie wünschen sich dazu, dass ein solches Abo-Managementsystem in Deutschland entwickelt und gehostet sein sollte, damit sie hier einen kurzen Draht zum Entwickler haben, der auf Ihre Fragen oder Wünsche zügig reagieren kann. In einer Mietlösung, die mit den Servern dieses Entwicklers arbeitet, haben Sie dazu den Komfort, sich nicht selbst um Hosting und Sicherheit darauf kümmern zu müssen. In diesem Modell mieten Sie Platz und Rechnerkapazität auf dem Firmenserver des Herstellers auf SaaS-Basis. Den Empfängern Ihrer Publikationen werden dort ebenfalls nach Voreinstellung durch Verlage oder Händler Zugriff auf ihre Kundenkonten eingerichtet, aus dem sie Details zum Vertrag oder zu Rechnungen abrufen, oder sogar zusätzliche Bestellungen tätigen können.

Zahlwege und Zahlsicherheit

Was rundet ein perfektes Billing-Tool für Ihre Verlagserzeugnisse ab? Wie wäre es mit Debitorenkonten für Prepaid und Postpaid Zahlungsmodelle? Die Wahl von möglichen Zahlvorgängen über SEPA-Lastschriften, Kreditkarten oder PayPal? Internationale Kunden können auf Englisch ihre Abo-Verträge handhaben, aber wer andere Sprachen als englisch und deutsch benötigt, findet in einer optimalen Aboverwaltungssoftware Eingabemöglichkeiten für Templates zum Zeitschriften-Abo in anderen Sprachen, für die Kommunikation mit seinen Kunden. Gerade digitale Magazine können ja über das Internet bis in alle Ecken des Globus vertrieben werden, für die man sich eine Anpassung des Dialogs an örtliche Bezieher wünschen dürfte. Für die Zukunft wichtig ist die Unterstützung der Rechnungsstellung über REST API und Java Script, konform zu den neuesten Vorschriften im EU-Raum zur E-Rechnung, wie sie unter der verbindlichen ZUGFeRD Norm für Transparenz und Fälschungssicherheit zu erfolgen hat.

Für Vielfahrer des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) lohnt der Abschluss eines Abos. Hierdurch wird der Einzelfahrpreis gegenüber einem Einzelfahrschein günstiger. Anbieter dieser Tickets überblicken die Kundendaten und übermitteln den Kunden die fälligen Rechnungen pünktlich. Fakturia unterstützt den öffentlichen Nahverkehr aktiv. Abo-Verträge lassen sich mit dem Programm ebenso verwalten, wie die automatisierte Kontaktaufnahme zu säumigen Schuldnern.

Sichere Abrechnungen der Abos durch transparentes Programm

KI-basierte Softwarelösungen unterstützen Unternehmen, gestalten die Wirtschaft effizienter und entlasten Arbeitende im öffentlichen Personennahverkehr. Fahrgäste, die ein Abo abschließen, entrichten die Summe im Voraus, um die Gültigkeit ihres Fahrtickets zu aktivieren. Verschiedene Abo-Modelle erschweren den Überblick über die Fälligkeitstermine der Abo-Beitragszahlungen.

Damit Senioren nicht denselben Betrag wie Vollzahler versehentlich entrichten, achtet Fakturia auf die richtige Einordnung des Abos. Jedem Kunden wird die korrekte Rechnung für seine Fahrkarte via E-Mail zugestellt. Es ist nicht notwendig, dass Mitarbeiter des Nahverkehrsunternehmens die Sendungen kontrollieren und verfolgen.

Das System erfasst alle erforderlichen Daten durch die einmalige Eingabe bestimmter Parameter. In der Folge zieht die Software Informationen der Neukunden zusammen und ordnet die abgeschlossenen Verträge und die darin enthaltenden Fälligkeitstermine. Die Verwaltung macht das Abrechnungssystem für das Unternehmen und seine Kunden transparenter.

Versäumnisse schneller erkennen und verwalten

Reicht das Kontoguthaben eines Kunden zum Fälligkeitstermin der nächsten Abbuchung nicht aus, müssen Sie den säumigen Fahrgast nicht manuell zum Rechnungsausgleich auffordern. Fakturia erkennt den fehlenden Zahlungsausgleich und benachrichtigt den Abonnenten. Gleicht dieser den Rechnungsbetrag nicht in der gesetzten Frist aus, verschickt das System eine weitere Zahlungsaufforderung.

Den Text einer Zahlungsaufforderung können Sie jederzeit anpassen. Fakturia gewährleistet, dass ein Fahrgast nur Zugang zu einem Fahrschein erhält, wenn dieser bezahlt ist. Ihr Unternehmen senkt das Risiko des „Schwarzfahrens“, wenn die Zutrittskontrolle zu den öffentlichen Verkehrsmitteln gewährleistet wird.

Multilinguale Softwarelösung für den öffentlichen Personentransport

ÖPNV-Tickets werden gleichermaßen von Tagesgästen aus benachbarten Städten, Regionen und Bundesländern gekauft. Reisende, die sich mehrere Wochen oder Monate in dem Einzugsgebiet des angebotenen öffentlichen Personennahverkehrs aufhalten, kaufen zur Kostensenkung Abos. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Fahrgäste Deutsch sprechen.

Fakturia ist Ihre Konzeptlösung für die multilinguale Betreuung Ihrer Abo-Kunden. Das Programm kommuniziert in mehreren Sprachen und rechnet den fälligen Betrag in der jeweiligen Landeswährung ab, die der Kunde bevorzugt. Neben ausländischen Bankkarten akzeptiert das System digitale Bezahlmethoden wie PayPal oder Sofort-Überweisung.

Die Verwaltung einer Privatschule bedeutet viel Aufwand, Mühe und Zeit. Darum ist es sinnvoll, auf moderne spezialisierte Software zurückzugreifen, die die wesentlichen Vorgänge vereinfacht. Für zahlreiche Privatschulen ist die Nutzung von Abrechnungssoftware mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der internen Abläufe. Sie erlaubt es, Ressourcen zu sparen, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können.

Welche Möglichkeiten bietet Abrechnungssoftware für Privatschulen?

Abrechnungssoftware erlaubt es, Rechnungen automatisch zu erstellen und Zahlungsvorgänge unkompliziert zu verwalten. Gerade bei großen Schulen mit zahlreichen Mitgliedern geht schnell der Überblick verloren – der Einsatz von Software verhindert, dass Mitglieder nicht bezahlen oder zu Unrecht abgemahnt werden. Die Nutzung von Abrechnungssoftware für Privatschulen ist zeitsparend, da Abrechnungen nicht per Hand erstellt werden müssen. Ein paar Klicks genügen, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge reibungslos verlaufen und Rechnungen inhaltlich korrekt und zeitlich passend verschickt werden.

Die besonderen Vorteile von Fakturia

Fakturia nutzt die Möglichkeiten, die das Internet bietet. Automatisierte Prozesse verschicken Rechnungen pünktlich und ohne weiteres Zutun per E-Mail direkt an Ihre Schüler beziehungsweise an ihre Eltern. Es gibt die Möglichkeit, die Rechnungsabwicklung über verschiedene Quellen zu erlauben – unter anderem können Ihre Schüler mit Unterstützung von Fakturia über Paypal zahlen. Der Zahlungseingang wird von Fakturia verzeichnet. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden nicht zu Unrecht abmahnen und bewahren so Ihr professionelles Auftreten. Neue Schüler tragen Sie direkt in die Oberfläche der Software ein. Auf der anderen Seite stellen Sie mit Fakturia sicher, dass Kündigungen korrekt abgewickelt werden, inklusive Zahlungsrückständen und Überzahlungen. Fakturia wird stetig weiterentwickelt und optimiert. Während der Einarbeitung in die Software und danach stehen wir Ihnen gern für eventuelle Nachfragen zur Verfügung.

Der Einsatz von Fakturia bei Privatschulen

Fakturia eignet sich für Privatschulen mit einstelliger Schülerzahl, aber auch für Schulen mit weitaus mehr Schülern. Ganz besonders große Schulen profitieren von den automatischen Abläufen, die Kosten sparen und Fehler vermeiden. Falls Sie die Leistungen Ihrer Schule kostenfrei anbieten, kann Fakturia als Verwaltungssoftware genutzt werden, um die Möglichkeit offenzuhalten, für spezielle Leistungen Rechnungen zu erstellen. Auch regelmäßige Spenden können mithilfe von Fakturia verwaltet werden – erinnern Sie Ihre Kunden an die versprochenen Leistungen mithilfe der automatisierten Funktionen der Software. Gern nehmen wir auch Vorschläge zur Erweiterung von Fakturia entgegen – sprechen Sie uns einfach darauf an.

Als IT-Systemhaus oder als IT-Dienstleister bieten Sie Ihre Managed Services in Abo-Verträgen an. Stellen Sie Ihre monatlichen Leistungen in Rechnung, müssen Sie für die Rechnungserstellung und den Rechnungsversand einen hohen zeitlichen Aufwand veranschlagen. Nutzen Sie unsere Abrechnungssoftware Fakturia, erleichtern Sie sich Ihre Arbeit. Sie können sich ganz auf Ihr Fokusgeschäft konzentrieren.

Was ist Fakturia und wie funktioniert es?

Fakturia ist eine Abrechnungssoftware, die Ihr Systemhaus bei der Erstellung Ihrer monatlichen Rechnungen für einen EDV-Wartungsvertrag unterstützt. Sobald Ihr Systemhaus eine Dienstleistung erbracht hat, setzen Sie die Rechnungserstellung in Gang. Unsere Abrechnungssoftware sorgt dafür, dass eine automatisierte Abrechnung erstellt wird. Von diesem Vorteil profitieren Sie besonders, wenn Sie für Abo-Verträge wiederkehrende Rechnungen erstellen müssen.

Zu den Kernfunktionen, die Sie mit Fakturia ausführen können, gehört neben einer umfangreichen Verwaltung Ihrer Abo-Verträge z. B. das Recurring Billing und das Erstellen von Sammelrechnungen.

Recurring Billing bedeutet, dass wiederkehrende Rechnung auch automatisch von dem System an den Kunden versandt werden. Hierfür brauchen Sie nur die E-Mail-Adresse des Kunden in dem System zu hinterlegen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, den kompletten Prozess der Rechnungserstellung und des Rechnungsversands in einem Subscription Management unterzubringen. Sie profitieren von dem Vorteil, dass Sie Ihre Abonnementverwaltung immer in einer übersichtlichen Aufstellung darstellen können.

Was erledigt die Abrechnungssoftware außerdem für Sie?

Mit Fakturia können Sie Ihre Abo-Verträge übersichtlich verwalten. Die Software bietet Ihnen nützliche Tools für die Rechnungserstellung oder das Versenden einer Rechnung an den Kunden (Recurring Billing). Zahlt dieser nicht pünktlich, leitet die Software automatisch das Mahnverfahren ein.

Sie richten mit Unterstützung der Software ein automatisches Bestellsystem ein, mit dem Sie die Daten und Aufträge Ihrer Kunden bequem erfassen und verwalten können. Teilt Ihnen ein langjähriger Kunde, mit dem Sie einen EDV-Wartungsvertrag vereinbart haben, z. B. mit, dass sich seine Firmenanschrift und die E-Mail-Adresse geändert haben, können Sie die neuen Informationen problemlos in Ihrem System einpflegen.

Umfangreiche Unterstützung erhalten Sie auch, wenn Sie Ihre Buchhaltung anfertigen und Ihr Steuerberater mit dem Datev-System arbeitet. Per Datenexport stellen Sie ihm die Daten zur Verfügung, die er z. B. für die Erstellung der Zusammenfassenden Meldung benötigt.

Anwendung der Abrechnungssoftware am Beispiel wiederkehrende Rechnungen

Sie nehmen als IT-Dienstleister den Auftrag eines Kunden an, in seinem IT-System eine umfassenden Risiko- und Schwachstellenanalyse durchzuführen. In dem IT-Servicevertrag vereinbaren Sie außerdem, dass das System monatlich von Ihnen gewartet und mit regelmäßigen Updates versorgt wird. Für die Managed Services, die Ihr Systemhaus ausführt, erstellt sie monatlich wiederkehrende Rechnungen.

Verwenden Sie für diese Tätigkeit Fakturia, erstellt die Abrechnungssoftware monatlich eine automatisierte Rechnung und versendet diese anschließend an den Kunden. Dieser Prozess läuft vollständig automatisch ab. Sie brauchen nur zu entscheiden, ob Sie dem Kunden eine Rechnung zukommen lassen oder ob dieser per Vorauskasse bezahlt.

Die Multi-Kundenkontofunktion ermöglicht es Ihnen auch, für wiederkehrende Rechnungen zwei oder mehrere Debitorenkonten anzulegen. So haben Sie alle Konten auf einem Blick und profitieren dank Recurring Billing davon, dass der Kunde die Rechnung pünktlich erhält.