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Es wird wieder höchste Zeit für ein kleines Feature Update zu Fakturia. In den vergangenen Wochen haben wir die ein oder andere Neuerung live gesetzt. Hier eine Übersicht:

Sonderpreise beim Upgrade/Downgrade

Um Kunden vom Listenpreis des Artikels abweichende Preise einräumen zu können, besteht in Fakturia die Möglichkeit, Sonderpreise auf Vertragsebene für jeden Aboartikel zu definieren. Es bestand allerdings bis jetzt die Einschränkung, dass bei einem Upgrade/Downgrade diese Preise bei gleichbleibendem Artikel (Änderung der Stückzahl) nicht übernommen wurden.

Diese Lücke haben wir nun geschlossen: Sollen Sonderpreise im Rahmen des Upgrade/Downgrade mit übernommen werden, steht sowohl für das kleine als auch für das große Upgrade/Downgrade eine neue Option zur Verfügung:

Wichtig in beiden Fällen: Die Sonderpreise werden nur übertragen, wenn im Folgevertrag bzw. Folge-Aboartikel der exakte Artikel (Artikelnummer) wieder enthalten ist.

Übernahme der Provisionsregeln und Rabatte bei großen Up-/Downgrade

Analog zum vorangegangenen Thema lassen sich jetzt bei einem großen Up-/Downgrade auch Rabatte und Provisionsregeln auf den Folgevertrag übertragen. In jedem Fall sollten Sie hier vor Aktivierung des Folgevertrages immer einen Blick auf die übertragenen Daten werfen.

Mehr Posten bei der Sammellastschrift

Die Gesamtzahl der möglichen Posten einer Sammellastschrift-Datei war bisher immer auf 250 Stück begrenzt. Diese Grenze haben wir im Rahmen des Updates auf 800 Stück erhöht.

Abo ohne automatische Verlängerung

Diese Funktion wurde schon sehr häufig von Kunden und Interessenten angefragt und steht ab sofort zur Verfügung: Es geht um Verträge, für die zwar eine Mindestlaufzeit definiert ist, die jedoch nach Ablauf der Mindestlaufzeit nicht mehr automatisch verlängert werden sollen, also faktisch auslaufen.

Um dies zu erreichen, muss im Abo des Vertrages eine Verlängerung nach Mindestlaufzeit von 0 Monaten/Jahren eingestellt werden:

Bitte beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall zwar nach der Mindestlaufzeit keine Aboleistungen mehr generiert und abgerechnet werden, der Vertrag an sich aber noch weiter aktiv und nicht gekündigt ist.

Folgeaktion bei Rücklastschrift bzw. Chargeback

Mit Fakturia bieten wir mit dem SEPA-Lastschriftgenerator die Möglichkeit, Lastschriften über die Hausbank einzuziehen. Daneben besteht auch die Option des Lastschrifteinzugs über einen Bezahlanbieter wie z. B. Stripe. Mit Hilfe des Bezahlanbieters lassen sich auch Zahlungen per Kreditkarte verarbeiten.

Kommt es zu einer Rücklastschrift bzw. Rückbelastung des Kreditkartenanbieters reagiert Fakturia bereits mit einer automatisierten Verarbeitung des Chargebacks und einer Infomail an den Kunden. Nicht möglich war es bisher, eine feste Folgeaktion für den Fall der Rückbelastung – wie z. B. das pausieren des Abos – zu hinterlegen.

Eine solche Folgeaktion können Sie nun pro Bezahlart definieren. Dabei sind folgende Folgeaktionen möglich:

• keine: Entspricht dem bisherigen Verhalten
• Abo pausieren: Das Abo des Vertrages wird vorübergehend auf „pausiert“ gesetzt
• Bezahlmethode des Vertrages auf Überweisung umstellen
• Bezahlmethode des Kunden auf Überweisung umstellen

Sollten Sie den automatischen Fallback auf die Bezahlart Überweisung nutzen, denken Sie bitte daran, dass Sie die Texte für die Rücklastschrift entsprechend anpassen. Wir versenden keine explizite Infomail an den Kunden über die Änderung der Bezahlart.

Die Folgeaktion steht für folgende Bezahlarten zur Verfügung:

• Lastschrift
• Kreditkarte

In den letzten Wochen wurden wieder einige neue Features und Erweiterungen live gesetzt. Hier eine kurze Zusammenfassung:

Erweiterung Leistungsexport

Der Report für den Export von Leistungen als CSV wurde um weitere Spaltenwerte ergänzt:

• Leistungszeitraum (von – bis)
• Reservierter Betrag (Brutto)
• Vertragsnummer
• Rechnungsnummer

Mehr Daten in der Leistungsübersicht (Kundencenter)

Im SelfService-Portal kann der Kunde neben seinen Rechnungen auch eine Übersicht über die bezogenen Leistungen abrufen. Es handelt sich hierbei im Endeffekt um künftige bzw. abgerechnete Rechnungspositionen. In der Tabellenansicht wird ab sofort auch der reservierte Betrag für die Abrechnung mit angezeigt.

API: Ergänzung für Provisionsregeln

Bei den Provisionsregeln kann festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt die Provision an den Partner ausgeschüttet werden soll:

• Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung
• Bei vollständiger Bezahlung der Rechnung

Diese Information lässt sich jetzt auch beim Anlegen von Provisionsregeln über die API mitgeben:

finAPI: Änderung der Banking-PIN

Wir nutzen finAPI für den automatisierten Abgleich der Kontoumsätze. Um diesen Prozess möglichst komfortabel zu gestalten, speichert finAPI die Onlinebanking-PIN gesichert ab. Problematisch wird dies aber, sobald sich die PIN in Onlinebanking ändert. Für diesen Fall steht jetzt eine Änderungsfunktion zur Verfügung:

Verträge: Abo-Artikel ohne Einheit

Die Zuweisung von Artikeln zu einem Vertrags-Abo war bisher auf Artikel beschränkt, welche die gleiche Einheit aufweisen wie der Vertrag selbst. Einzige Ausnahme sind Artikel mit der Einheit Stück. Die Ausnahmeregel wurde nun auch auf Artikel ausgeweitet, welche keine Einheit besitzen.

Wesentlicher Vorteil: Die Darstellung auf der Rechnung lässt sich somit unabhängig für alle weiteren Einheiten wie z. B. Benutzer etc. neutral gestalten.

Am 21. November 2023 erfolgte die Livesetzung einer neuen Fakturia Version mit den folgenden Funktionserweiterungen:

Kontenabgleich: Erkennen von zusammengefassten Überweisungen

Mit dem Kontenabgleich lassen sich Zahlungseingänge auf dem Girokonto gegen offene Posten in Fakturia verrechnen. Hierbei konnte in einer Überweisung bisher immer nur genau eine Rechnung erkannt werden. Hat der Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung zusammengefasst, musste manuell eingegriffen werden. Diese Einschränkung gehört nun der Vergangenheit an: Der Kontenabgleich erkennt jetzt beliebig viele Rechnungsnummern im Verwendungszweck. Passt die Gesamtsumme dieser Rechnungen auch exakt zum Gesamtbetrag der Überweisung, wird die Transaktion als voller Match automatisch markiert.

Paypal Zahlungen via Stripe

Wer seine wiederkehrenden Zahlungen in Fakturia automatisch über Paypal einziehen möchte, war bisher auf den Anbieter Braintree (eine Paypal Tochter) angewiesen. Mit Stripe steht nun eine weitere Alternative mit Paypal-Integration zur Verfügung. Hierbei ist zu beachten, dass die Unterstützung von Paypal via Stripe einige Freischaltungen bei Stripe erfordert.

Leistungszyklus beim Aboartikel anpassen

Ein Leistungszyklus in Fakturia ist ein Leistungszeitraum, in dem ein verkaufter Aboartikel in Anspruch genommen wird (z.B. 01.01. – 31.01.). Der Beginn dieses Leistungszeitraums richtet sich dabei immer nach dem Beginn der Vertrages. Startet der Vertrag also beispielsweise am 15.05., dann wird der erste berechnete Leistungszeitraum der 15.05. – 14.06. sein. Dieser Zyklus wird in diesem Fall dann Monat für Monat fortgesetzt. Häufig ist es jedoch gewünscht, die Abrechnung immer an einen ganzen Monat anzugleichen. Im letzten Beispiel könnte das z. B. wie folgt aussehen:

• 15.05. – 31.05. (anteiliger Mai)
• 01.06. – 30.06. (voller Juni)

Um eine solche Angleichung zu erreichen steht ab sofort eine komfortable Funktion in der Vertragsverwaltung zur Verfügung:

Im Anschluss öffnet sich eine Maske für die Anpassung des Zeitraums:

Dabei ist es unerheblich, ob ein Vertrag bereits abgerechnet wurde oder nicht. Der Leistungszyklus lässt sich somit jederzeit verändern. Um unser vorheriges Beispiel anzuwenden muss lediglich im Feld „Beginn neue Leistungsperiode“ der 01.06. eingestellt werden (z. B. direkt nach Erstellung des Vertrages). Der Hinweistext darunter hilft dem Kunden auf der Rechnung den Vorgang nachzuvollziehen.

Abweichender Rechnungsempfänger pro Vertrag

Neue Rechnungen aus einem Vertrag werden von Fakturia immer an die am Kunden hinterlegte E-Mail Adresse versendet. Ab sofort ist es auch möglich, einen abweichenden Empfänger pro Vertrag einzustellen:

Trotz Ferienzeit und sommerlichen Temperaturen waren wir fleißig und haben Fakturia mit neuen Features und Erweiterungen aufgewertet:

Abbuchnungstext bei Lastschriften über PSP

Bei Lastschriften besteht die Verpflichtung, den Kunden über den Zeitpunkt der Abbuchung in Kenntnis zu setzen. Diese Information erfolgt bei Fakturia über einen Hinweistext im unteren Bereich der Rechnung. Der Hinweistext lässt sich über die Einstellungen an der Bezahlart Lastschrift bearbeiten.

Solange die Lastschriften über die Hausbank abgewickelt werden, ist dies das optimale Vorgehen. Anders sieht es jedoch aus, wenn Sie Lastschriften über einen Bezahlanbieter abwickeln: Die Hoheit über die Lastschriftmandate des Kunden hat hier der PSP. Er kümmert sich auch um die Ankündigung von Lastschriften. Wird bei Lastschriften mit einem PSP gearbeitet, passt der Hinweistext aus dem Szenario der Hausbank nicht mehr. Aus diesem Grund haben wir für diesen Fall eine neue Textoption eingeführt:

Mehr Transparenz bei außerordentlicher Kündigung von Verträgen

Mit der außerordentlichen Kündigung haben Sie die Möglichkeit, einen Vertrag zu jedem beliebigen Zeitpunkt zu beenden. Wurden dabei von Fakturia bereits Leistungen abgerechnet, die über das Kündigungsdatum hinausgehen, unterstützt Fakturia bei der Erstellung einer Rechnungkorrektur. Im Kündigungsprozess war bisher aber nicht ersichtlich, ob eine außerordentliche Kündigung auch wirklich zu einer Korrekturrechnung führen wird. Diese Information ist jetzt im Kündigungsdialog enthalten:

Zusätzlich lässt sich über eine neue Checkbox die Erstellung der Korrekturrechnung unterbinden, sollte dies gewünscht sein.

API: Artikel bearbeiten

Mittels unserer REST-Schnittstelle können nun nicht nur neue Artikel angelegt werden, diese lassen sich über einen neuen Endpoint jetzt auch nachträglich bearbeiten. Dies beinhaltet auch die Anpassung der Artikelpreise.

Neue Spalte in der MRR-Prognose

Die Umsatzprognose hilft durch seine Vorschaufunktion für wiederkehrende Umsätze bei der Finanzplanung. Bei diesem Report haben wir zusätzlich zur Kundennummer nun auch eine Spalte mit dem Kundennamen eingeführt, um die Zuordnung zu erleichtern.

Mit dem aktuellen Release 2.103.0 vom 17.05.2023 wurden folgende neuen Features live gesetzt:

Kündigung zurücknehmen

Wird in Fakturia eine Kündigung durchgeführt, wechselt der Vertrag zunächst in den Status „gekündigt“ und bei erreichen des finalen Endedatums in den Status „beendet“. Bisher war eine Kündigung im System unumkehrbar, d.h. hat sich ein Kunde doch noch für eine Fortführung des Vertrages entschieden, musste ein neuer Vertrag erstellt werden. Ab sofort ist es möglich, eine Kündigung wieder zurückzunehmen – und zwar solange, solange sich der Vertrag noch im Status „gekündigt“ befindet.

Unbedingt beachtet werden muss hierbei aber, dass evtl. bei der Kündigung erzeugte Rechnungskorrekturen nicht wieder rückabgewickelt werden. Für eine entsprechende Korrektur müssen Sie selbst sorgen.

Preisanzeige in der Bestellbestätigungs-Mail

Für mehr Transparenz gegenüber den Endkunden haben wir die Bestätigungsmail, welche nach einer Bestellung mittels Signup-Pages versendet wird, um die Anzeige der Preise erweitert. Bisher wurden hier nur die gebuchten Artikel aufgeführt. Achtung: Wenn Sie die Textvorlage für die Bestätigungsmail verändert haben, müssen Sie hier ggf. den Text zurücksetzen, damit die Preisanzeige wirksam wird.

Bearbeitbarkeit Dokumente am Vertrag

An den Verträgen besteht die Möglichkeit, beliebige Dokumente (PDF etc.) anzuhängen. Während dem Upload lassen sich hier auch einige Einstellungen pro Dokument (z. B. Soll es per Mail versendet werden) vornehmen. Leider konnte man diese Einstellungen im nachhinein nicht mehr ändern. Diese Bearbeitbarkeit ist mit dem neuen Release nun gegeben.

API: Neue Filtermöglichkeit bei Preisberechnung

Der API-Endpunkt https://api.sandbox.fakturia.de/documentation/#/Contracts/contractPrices hilft bei der Preisberechnung für Ihre externen Systeme. Hier wurden in der Vergangenheit auch Aboartikel aufgeführt, welche längst ausgebucht (Upgrade/Downgrade) bzw. ausgelaufen sind. Um nur noch Preise (und Summen) für aktive Artikel zu erhalten, kann nun über den Status eines Aboartikels gefiltert werden:

Erweiterung Vertragsübersicht am Kunden

Im Tab „Verträge“ eines Kunden werden alle Kundenverträge aufgeführt. Bei sehr vielen (Abo-) Verträgen ist häufig nicht klar, um welches gebuchte Produkt es hier geht. Als Hilfestellung zeigen wir nun in der Vertragsübersicht zumindest die ersten beiden Aboartikel als Preview an.

Anpassungen an den PDF-Layouts

Bei sechsstelligen Rechnungssummen kam es bisher in unseren Dokumentenvorlagen (Rechnung, Korrekturrechnung etc.) zu etwas unschönen Umbrüchen zwischen dem Betrag und dem Währungssymbol. Wir haben daher das Layout etwas optimiert und die Schriftgrößen minimal reduziert.