Was ist eine E-Rechnung?

Der Schritt von einer klassischen Papierrechnung in die Welt des Digitalen führt zur E-Rechnung, also einer elektronischen Entsprechung zum per Post zugestellten Dokument auf Papier. Aber das ist nicht der einzige Unterschied. Eine E-Rechnung ermöglicht neben der Einsparung von Papier eine ganze Reihe anderer Vorteile, die für eine Papierrechnung einen riesigen Aufwand nach sich ziehen würde. Sie ist auch keine E-Rechnung, indem man einfach ein Papier einscannt oder abfotografiert und dann als Datei verschickt. Sie muss als solche aufgesetzt werden in einem Computerprogramm, dazu gilt für sie die GoBD (Anweisung des Finanzministeriums, namens ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘, 2014). Damit möchte der Gesetzgeber die nachträgliche Veränderlichkeit von Dokumenten (sprich; ihre Fälschung) ausschließen. Es existieren bereits eine Reihe von Formaten für die E-Rechnung, die die gesetzten Anforderungen, wozu die Bedingungen zu einer elektronischen Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU für den Datenverkehr mit Behörden gehören, erfüllen. Dazu gehören XRechnung, ZUGFeRD (das französische Factur-X ist in letzter Version identisch dazu) oder aus Italien FatturaPA.

ZUGFeRD und XRechnung setzen die Latte für einen Mindestanspruch an Eigenschaften einer E-Rechnung, seit die Frist für die Einführung im April 2020 endete. Beide verwenden ein Datenmodell, das auf XML-Code fußt. Das PDF Format, das zuvor so populär war, kann weiterhin verwendet werden, wenn es integrierte XML Elemente enthält, die es ebenfalls auf diese höhere Anforderung heben und damit erst die Bedingung einer E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU erfüllt wird. Streng genommen ist ein PDF mit XML eine Mischform, ein hybrides Datenformat. Für den Menschen lesbar zu sein, ist der Zweck eines PDFs, während XML nur Code ist, der denselben Inhalt wie im bildhaften PDF für den Computer lesbar macht. Das sind hybride Daten. XRechnung verwendet diesen ‚lesbaren‘ PDF Teil nicht, das ist ein Charakteristikum des ZUGFeRD bzw. Factur-X Formats.

Wo noch Papierrechnungen verwendet werden, gelten für beide Arten von Rechnungen dieselben Pflichtangaben, um überhaupt Gültigkeit als Rechnung zu besitzen. Die hybriden Daten einer ZUGFeRD Rechnung stellen also einen Kompromiss dar, die Firmen bevorzugen dürften, die sich nicht allein auf die ausschließliche Code-Lesbarkeit einer XRechnung verlassen, sondern ein menschliches Auge gegenlesen haben möchten. ZUGFeRD ist deshalb in keinster Weise gegenüber XRechnung minderwertig, es erfüllt die Richtlinien der GoBD ebenso. Der etwas sperrige Namen geht auf den Ursprung als ‚Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‚ zurück. Um nun sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung auch wirklich als solche akzeptabel ist, sind folgende Punkte zu erfüllen:

• Der Empfänger stimmt der E-Rechnungsstellung zu
• Das verwendete Format ist elektronischer Natur und kann als solches verfasst, versendet und angenommen werden
• Für den Menschen muss die E-Rechnung lesbar bleiben
• Garantie der Echtheit wird erfüllt, nach ihrer nachweisbaren Herkunft
• Rechnung kann nicht nachträglich verändert werden
• beide Seiten, Versender und Empfänger, kontrollieren die Authentizität der Rechnung