Order-to-Cash-Prozess

Der „Order-to-Cash-Prozess“ (abgekürzt O2C oder OTC) umfasst sämtliche Schritte im Vertriebsprozess eines Unternehmens. Er beginnt mit der Kundenbestellung, setzt sich über die Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung fort und endet mit dem erfolgreichen Verbuchen der Bezahlung. Im Prozessmanagement wird der O2C-Prozess auch als Gegenstück zum „Purchase-to-Pay“, dem Beschaffungsprozess, bezeichnet.

Die einzelnen Order-to-Cash-Prozessschritte

Noch vor der tatsächlichen Kundenbestellung, der „Order“, wird im Prozessmanagement bereits der erste Kundenkontakt als Startpunkt des O2C-Prozesses gesehen. Es folgen – mindestens in B2B-Prozessen – die Anfrage des Kunden sowie eine Bonitätsprüfung und das Angebot durch den potenziellen Auftraggeber, bevor die Bestellung ausgelöst wird. Ebenso sind hier unternehmensinterne Klärungen, wie etwa das Vorhandensein von Rahmenverträgen, zu berücksichtigen. Sobald die formale Bestellung erfolgt ist, werden Erfüllbarkeit und Lieferzeitpunkt geprüft und der Auftrag entsprechend bestätigt.
Diesem Teil des Prozesses schließt sich die eigentliche Produktion bzw. Lieferung der Ware an. Mit der Rechnungsstellung geht es anschließend zurück in den kaufmännischen Bereich. Das Forderungsmanagement stellt dort den Zahlungseingang sicher, bei Bedarf auch durch Einleiten eines Mahnprozesses. Mit dem „Cash“ wird der Order-to-Cash-Prozess dann abgeschlossen.
Selbstverständlich sind auch begleitende Arbeitsschritte, wie zum Beispiel die Anpassung von Masterdaten oder Freigaberegelungen gemäß Vier-Augen-Prinzip, Bestandteil des O2C-Prozesses, sofern diese erforderlich sind.

Systemgestützte Abwicklung von Order-to-Cash

Der Einsatz einer Softwarelösung für O2C bietet diverse Vorteile. Hierzu zählt der schnellere und weniger fehleranfällige Prozessablauf selbst, genau wie die Möglichkeit zur Überwachung und ständigen Verbesserung des Order-to-Cash. Zum einen ist jederzeit sichtbar, in welchem Status sich der Prozess gerade befindet, sodass auf Kundenrückfragen umgehend reagiert werden kann. Auch die Ansicht eines Arbeitsvorrats und die Möglichkeit zur Aktivierung von Erinnerungsfunktionen sind in der Regel gegeben. Zum anderen können alle abgeschlossenen O2C-Prozessverläufe anhand von Aktivitäten und Zeitstempeln im System ausgewertet werden, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Nicht zuletzt sind über ein ERP-System die Prozessschritte nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Somit ist sichergestellt, dass sich Buchhalter, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer auf die erfassten Daten im Order-to-Cash-Prozess stützen können.
Das Nutzen von EDI-Nachrichten, mit oder ohne direkte Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, ermöglicht eine (teil-)automatisierte Verarbeitung von Kundenbestellung, Auftragsbestätigung und Bezahlung. O2C ist daher ein Standardmodul in den gängigen ERP-Systemen, wie etwa dem in B2B-Prozessen häufig verwendeten Sales & Distribution-Modul von SAP. Als Alternative Softwarelösung stehen webbasierte Tools zur Verfügung. Diese haben sich insbesondere für spezielle Geschäftsmodelle und kleinere Unternehmen bewährt, um den Order-to-Cash-Prozess durch Softwareeinsatz zu optimieren.