Was ist Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)?

Die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) ermöglicht die periodengerechte Abgrenzung von Zahlungen bei der Aufstellung der Erfolgsrechnung für ein Geschäftsjahr oder eine andere Zeitperiode. Das Handelsrecht schreibt dies im § 252 (1) Nr. 5 HGB vor. Aus diesem Grund stellt die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen wichtigen Bestandteil der Arbeiten im Rahmen der Aufstellung des Jahres-, Monats- oder Quartalsabschlusses dar.

Geschäftsvorfälle, die passiv abzugrenzen sind

Grundsätzlich müssen in der Bilanz alle Zahlungen, die ein Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr erhalten hat und für die es noch keine Gegenleistung erbracht hat, als passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise Mieten für Gebäude oder Maschinen, die das Unternehmen für den kommenden Monat oder das nächste Quartal bereits vereinnahmt hat. Um eine periodengerechte Abgrenzung gemäß § 252 (1) Nr. 5 HGB zu gewährleisten, darf das Unternehmen den Ertrag erst in der nächsten Periode ausweisen. Dementsprechend ist der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an passive Rechnungsabgrenzung zu bilden. Durch diese Buchung wird verhindert, dass das Unternehmen einen Ertrag ausweist, der wirtschaftlich noch nicht entstanden ist. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind stets unter Berücksichtigung der darauf entfallenden Umsatzsteuer zu buchen. Ist in den vom Kunden erhaltenen Betrag Umsatzsteuer enthalten, lautet der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an PRAP und Umsatzsteuer.

Der Ausweis und die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzungsposten

Gemäß dem im § 266 HGB vorgeschriebenen Bilanzgliederungsschema erscheinen diese Posten im Jahresabschluss unter der Bezeichnung Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten. Damit gehören PRAP zum Fremdkapital und werden in der Bilanzanalyse bei der Bildung von Kennzahlen dementsprechend berücksichtigt. Im neuen Geschäftsjahr werden passive Rechnungsabgrenzungsposten durch die Buchung auf dem entsprechenden Ertragskonto aufgelöst. So ist für das obige Beispiel der Buchungssatz per passive Rechnungsabgrenzung an Mieterträge zu buchen.